Hej! Här nedan följer en kort sammanfattning av vad jag tog upp under passen på temat kommunikation på kursen om rekrytering.

Allt gott till er!
Fredrik Mattsson
fredrik@ordrum.se

Att tala så att andra vill lyssna

Vi inledde med några grundläggande utgångspunkter kring kommunikation:

• Kommunikation är en färdighet och färdigheter kan vi träna
• Makten finns hos mottagaren

Beteende

När vi talar inför en grupp är det viktigt att förstå att allt sker på lyssnarens villkor. Det är åhöraren som kan välja att lyssna eller inte. Vi konstaterade att ett framgångsrikt sätt att bli en bättre talare är att ta reda på hur du uppfattas. Det är nämligen ingen garanti att det du känner också syns utåt. Det räcker inte med att du känner dig snäll, engagerad eller tydlig. Man kan ändå uppfattas som arg (ni minns kanske mitt exempel om mina barn som tycker att jag låter arg när jag själv tycker att jag bara är tydlig). Kroppsspråket och vår röst kan helt enkelt bedra – folk kan tolka oss på ett annat sätt än på det sätt som var vår avsikt. Händerna i byxfickorna eller att du lutar dig bakåt på stolen kan vara bekvämt för dig men för mottagaren kan det uppfattas som att du är ointresserad. Vi kan ha lagt oss till med kommunikativa vanor som inte gagnar vår kommunikation. Att ge tipset “var dig själv” när du vill hjälpa någon att bli en bättre kommunikatör är sällan ett särskilt bra tips. Risken finns att den som får det rådet bara fortsätter på samma sätt som förut utan att veta vad som kan göras bättre. Men vi kan – om vi får konkret feedback på vad vi kan förbättra –  öva på att anpassa vårt beteende i vår talarroll så att vi blir så tydliga som möjligt. En sätt att tänka kring kommunikation är att tänka roll.  Vad behöver jag göra i talarrollen för att nå fram – och in – till mottagaren? Kanske behöver jag tala högre, ta mer plats och titta folk mer i ögonen, till exempel.

Ni fick ge mig några regitips kring mitt beteende när jag  klev in i rollen som talare. Tipsen i sammanfattning:

Nervositet är en del av att kommunicera med andra. Det handlar till syvende och sist om att bli vän med nervositeten snarare än kämpa för att få bort den. Nervositet medför adrenalinpåslag – det hjälper dig att bli skärpt. Vi kan inte påverka känslan men vi kan påverka beteendet – och beteendet i sig kan påverka känslan.  Träna på lugnt och säkert beteende:

• Håll kroppen rak och upprätt (Stå stadigt – sträck på dig – höj blicken).
• Låta händerna vila längs sidor eller i knät
• Glöm inte att andas – dra ner på tempo
•  Tala med lugn ton 
• Lyssna uppmärksamt på den andre

Retorik

Retorikens fader Aristoteles talade om etos, logos och patos som tre ingredienser i ett framgångsrikt tal. Detta kan överföras också till andra kommunikationstillfällen. Det handlar i korthet om att skapa förtroende genom att hitta paralleller och likheter med de man kommunicerar med. I ett rekryteringssammanhang kan det också handla om att du har koll på vad som efterfrågas och vet vad du har att erbjuda som sammanför dig med det som efterfrågas. Det handlar också om att tala till förnuftet och det gör vi genom att presentera fakta i lagoma doser. För att vara relevant och intressant att lyssna på handlar det ofta om att reducera, dvs välja ut det som är mest väsentligt i sammanhanget. För det tredje handlar det om att tala till känslan. Det gör vi t ex genom berättelsen. I ett rekryteringssamtal kan det här handla om att paketera dina erfarenheter på ett väl avvägt sätt. Vi talade om STAR-modellen, som ett bra sätt att strukturera en berättelse i detta sammanhang:

När du funderar över ditt budskap kan du ta hjälp av frågorna: veta, känna, göra. Vad vill du att dina lyssnare ska veta efter att du talat? Vad vill du att de ska känna? Finns det till och med något du vill att lyssnarna ska göra? Gör svaren på dessa frågor klara för dig innan du talar.

Närvaro

Ibland talar man lite slarvigt om att det är bra att vara närvarande i ett samtal men vad betyder egentligen det och hur ser det ut? Här några delar i vad närvaro är.

• Att fokusera – visa att du ser den du kommunicerar med, med blick, frågor om du inte förstår
• Acceptera det som är och händer. Försök att släppa att saker och ting inte följer din tänkta agenda – döm inte dig själv
• Reagera – var beredd på improvisation och var vaken för det som händer.

Samtalsfärdigheter

• Översätt ditt språk till det språk lyssnaren talar: undvik interna förkortningar, fackspråk som inte är mottagarens etc. 
• Röd tråd: Gruppera information: att berätta färdigt om ett område innan man går över till nästa/ Ge delarna i en bestämd ordning/Tänk igenom dina exempel i förväg (ta hjälp av manuskort)
• Var tydlig: Säg inte ”Man kan…, man brukar” utan istället: “Jag gjorde…” Var konkret och detaljerad om relevanta händelser du varit med om (se ovan om STAR-modellen)
• Ta in vad frågeställaren säger. 

Digitala utmaningar

Om du ska kommunicera digitalt finns det en del saker att tänka på, så att allt blir så bra som möjligt utifrån förutsättningarna.

Bli vän med kameran. Ha koll var den sitter och att du behöver titta i kameran för att du ska upplevas som att du tittar på dem du talar med. Prova hur du ska sitta eller stå framför kameran så att mottagarna hör och ser dig på bästa sätt. Du syns dåligt om du sitter framför ett fönster, om kameran sitter för högt eller för låg. Märk ut var kameran sitter så att du tittar där.

Bakgrunden är viktig. Ha en neutral bakgrund som inte stjäl fokus.  Hjälp mottagarna att koncentrera sig på vad du ska berätta.

Kolla ljud och ljus och övrig teknik. Vi kan i nödfall klara oss utan bild men inte utan ljud. Kolla att ljudet är det bästa tänkbara. Testa!

Stå gärna Ett enkelt knep att bli mer aktiv och utstråla mer energi är att rigga din utrustning så att du kan stå upp under samtalet.

Förbered dig Läs på om arbetsplatsen, om tjänsten, om kravbilden, om din kompetens kopplad till tjänsten. Ställ motfrågor och skriv ner stödord om det kan hjälpa dig men se till att sådana anteckningar inte blir ett manus utan ett lättnavigerat hjälpmedel, som du kan förhålla dig fritt till.

Utöver detta gjorde vi ett antal övningar. En övning var det så kallade hisstestet, där man fick 1 minut till sitt förfogande att kärnfullt beskriva vad man jobbar med. En annan övning var att digitalt öva på att svara på frågor digitalt (med fokus på huret). Och tillsammans med Nils tränade vi längre intervjuer samt förmågan att ge konstruktiv feedback. Ett kortkort tips kopplat till feedback: Lyft två saker som fungerade bra och ett förbättringsförslag. Lägg fokus på sådant som den du coachar kan göra något åt.

Tack för trevliga dagar!

/Fredrik