Hej!

Tack för senast i Norrköping då vi talade, diskuterade och tränade konsten att kommunicera. Fokus låg på presentationsteknik och på mötesteknik. Här kommer en kort sammanfattning. Den mer omfattande dokumentationen är förstås Talarkokboken, som ni alla fick.

Allt gott till er!

Fredrik Mattsson
fredrik@ordrum.se

Kommunikation – lättare sagt än gjort

Efter incheckning med humörmarkörer och diskussion om era utmaningar när det gäller kommunikation inledde vi med några grundläggande utgångspunkter:

• Kommunikation är en färdighet och färdigheter kan vi träna
• Vi kan bara ändra på oss själva
• Vi är varandras arbetsmiljö

Presentation

Vi talade om vikten av att bli en medveten kommunikatör, att ta reda på hur vi uppfattas. Ni fick själva reflektera över hur ni tänker att ni uppfattas i olika situationer. Genom feedback kan vi bli medvetna om våra både bra och mindre bra kommunikationsvanor. Ett kortkort tips kopplat till feedback: Om du ber om feedback, be personen att lyfta två saker som fungerade bra och ett förbättringsförslag. Då får du en bild av vad som faktiskt fungerade och samtidigt något konkret du kan göra något åt.

När vi talar inför andra är det viktigt att förstå att allt sker på lyssnarens villkor. Det är åhöraren som kan välja att lyssna eller inte. Vi konstaterade att ett framgångsrikt sätt att bli en bättre talare är att ta reda på hur du uppfattas. Det är nämligen ingen garanti att det du känner också syns utåt. Det räcker inte med att du känner dig snäll, engagerad eller tydlig. Man kan ändå uppfattas som arg (ni minns kanske mitt exempel om mina barn som tycker att jag låter arg när jag själv tycker att jag bara är tydlig). Kroppsspråket och vår röst kan helt enkelt bedra – folk kan tolka oss på ett annat sätt än på det sätt som var vår avsikt. Händerna i byxfickorna eller att du lutar dig bakåt på stolen kan vara bekvämt för dig men för mottagaren kan det uppfattas som att du är ointresserad. Vi kan ha lagt oss till med kommunikativa vanor som inte gagnar vår kommunikation. Att ge tipset “var dig själv” när du vill hjälpa någon att bli en bättre kommunikatör är sällan ett särskilt bra tips. Risken finns att den som får det rådet bara fortsätter på samma sätt som förut utan att veta vad som kan göras bättre. Men vi kan – om vi får konkret feedback på vad vi kan förbättra –  öva på att anpassa vårt beteende i vår talarroll så att vi blir så tydliga som möjligt. En sätt att tänka kring kommunikation är att tänka roll.  Vad behöver jag göra i talarrollen för att nå fram – och in – till mottagaren? Kanske behöver jag tala högre, ta mer plats och titta folk mer i ögonen, till exempel.

Vi talade också om ansiktsuttryck och ni fick tolka mitt ansiktsuttryck. Trots att jag sa samma sak: “Jag har läst ditt mail”, tolkade ni mitt budskap väldigt olika beroende på hur jag såg ut i ansiktet. Huret är starkare än vadet. Ibland är en bra strategi att benämna något som syns, för att hjälpa mottagaren att bortse från det. Jag tog exemplet med läkaren som fått feedback om att han verkade frånvarande och oengagerad i ett viktigt samtal med ett föräldrapar. I själva verket hade han ryggskott, som påverkade honom fysiskt. Efter den feedback han fick insåg han att han borde ha benämt detta fysiska faktum innan samtalet för att undvika att hans beteende skulle missuppfattas och övertolkas. Ni fick också diskutera ert eget vanligaste ansiktsuttryck ni har (eller tror att ni har) när ni möter en människa ni inte träffat förut.

Ni fick också ge mig några regitips kring mitt beteende när jag  klev in i rollen som talare. Tipsen i sammanfattning:

Nervositet är en del av att kommunicera med andra. Det handlar till syvende och sist om att bli vän med nervositeten snarare än kämpa för att få bort den. Vi kan inte påverka känslan men vi kan påverka beteendet – och beteendet i sig kan påverka känslan.  Träna dig på lugnt och säkert beteende. Nervositet medför adrenalinpåslag – se det som att det kan hjälpa dig att bli skärpt. Här nedan några bonustips kring konsten att hantera nervositet:

• Håll kroppen rak och upprätt (Stå stadigt – sträck på dig – höj blicken)
• Låta händerna vila längs sidor eller i knät
• Glöm inte att andas – dra ner på tempo
•  Tala med lugn ton 
• Lyssna uppmärksamt på den andre

Retorik

Retorikens fader Aristoteles talade om etos, logos och patos som tre ingredienser i ett framgångsrikt tal. Detta kan överföras också till andra kommunikationstillfällen. Det handlar i korthet om att skapa förtroende genom att hitta paralleller och likheter med de man kommunicerar med. Det handlar också om att tala till förnuftet och det gör vi genom att presentera fakta i lagoma doser. För att vara relevant och intressant att lyssna på handlar det ofta om att reducera, dvs välja ut det som är mest väsentligt i sammanhanget. För det tredje handlar det om att tala till känslan. Det gör vi t ex genom berättelsen. Vi talade om olika sätt att berätta: att exemplifiera, att visualisera och att illustrera.

När du funderar över ditt budskap kan du ta hjälp av frågorna: veta, känna, göra. Vad vill du att dina lyssnare ska veta efter att du talat? Vad vill du att de ska känna? Finns det till och med något du vill att lyssnarna ska göra? Gör svaren på dessa frågor klara för dig själv innan du talar.

Vi talade också om presentationsbilder och några konkreta tips kring hur du kan tänka när du gör sådana. Här nedan ser du några av tipsen:

Närvaro

Och lite mer bonus: Ibland talar man lite slarvigt om att det är bra att vara närvarande men vad betyder egentligen det och hur ser det ut? Här några delar i vad närvaro är.

• Att fokusera – visa att du ser den du kommunicerar med, med blick – och frågor om du inte förstår
• Acceptera det som är och händer. Försök att släppa att saker och ting inte följer din tänkta agenda – döm inte dig själv
• Reagera – var beredd på improvisation och var vaken för det som händer.

Samtalsfärdigheter

• Översätt ditt språk till det språk lyssnaren talar: undvik interna förkortningar, fackspråk som inte är mottagarens etc. 
• Röd tråd: Gruppera information: att berätta färdigt om ett område innan man går över till nästa/ Ge delarna i en bestämd ordning/Tänk igenom dina exempel i förväg.
• Lyssna

Effektiva möten

Vi talade också om effektiva möten och att en viktig fråga att ställa sig som mötesdeltagare är vad jag kan bidra med. Det är en bra utgångspunkt. Om mötets syfte är oklart är det också en god idé att ta reda på syftet. Fråga vänligt den som har kallat dig till mötet. Är du själv den som har kallat till möte och är osäker över syftet? Fundera över om mötet verkligen är nödvändigt.

Vi talade också om den goda idén att skapa gemensamma mötesregler. Har ni ägnat tid åt att ta fram sådana har ni också förhoppningsvis ett ramverk som hjälper er att utnyttja mötestiden på bästa sätt. Se nedan för ett exempel på hur en enkel regeltavla för digitala möten kan se ut.

Vi talade också om att använda mötesmetoder för att få ett möte levande och för att ska interaktion. Symbolerna nedan symboliserar 30 enkla mötesmetoder att ta hjälp av när du planerar ett möte. Läs mer om metoderna i vår Möteskokboken.

Ni fick också göra en praktisk övning på temat beteende på möten. En person fick agera mötesledare, som informerade mötesdeltagarna om den kommande vårfesten. Informationen togs emot på olika sätt – en agerade accepterande och en agerade blockerande (och en var i några grupper observatör). Efteråt fångade vi in kännetecknen på de olika beteendena och konstaterade att hur vi agerar på möten har stor inverkan på mötet. Ibland agerar vi blockerande eller accepterande utan attt reflektera över att det är det vi gör. Några känntecken för ett accepterande förhållningssätt som ni hittade och testade: nicka, humma, sitta framåtlutat, titta på, aktiv. Några beteenden som vi uppfattade som blockerande var: bortvänd, fokus på något annat (t ex mobil), sucka och  himla med ögonen. Även här är det förstås en god idé att bli medveten om det egna beteendet. Vad bidrar jag med på mötet med mitt beteende? Vi konstaterade också att du kan vara kritisk eller ha en avvikande åsikt och ändå ha ett accepterande sätt att kommunicera på. Att ha ett accepterande förhållningssätt i kommunikationen betyder inte att du behöver hålla med om allt som sägs.

Digitala möten

Om du ska kommunicera digitalt finns det en del saker att tänka på, så att allt blir så bra som möjligt utifrån förutsättningarna.

Bli vän med kameran. Ha koll var den sitter och att du behöver titta i kameran för att du ska upplevas som att du tittar på dem du talar med. Prova hur du ska sitta eller stå framför kameran så att mottagarna hör och ser dig på bästa sätt. Du syns dåligt om du sitter framför ett fönster, om kameran sitter för högt eller för låg. Märk ut var kameran sitter så att du tittar där.

Bakgrunden är viktig. Ha en neutral bakgrund som inte stjäl fokus.  Hjälp mottagarna att koncentrera sig på vad du ska berätta.

Kolla ljud och ljus och övrig teknik. Vi kan i nödfall klara oss utan bild men inte utan ljud. Kolla att ljudet är det bästa tänkbara. Testa!

Stå gärna Ett enkelt knep att bli mer aktiv och utstråla mer energi är att rigga din utrustning så att du kan stå upp under samtalet.

Tack för ert engagemang – och roligt att ni fick med er så mycket olika saker – det avslöjade ju rundfrågan i slutet som Marita Johansson höll i.

Vänliga vårhälsningar

/Fredrik