Hej och tack för senast då vi träffades och talade om konsten att tala inför andra. Här nedan följer en kort sammanfattning av vad jag tog upp under passet – och en del saker som jag inte talade så mycket om. En fyllig fördjupning finns i Talarkokboken, som ni fick när vi träffades på mottagningen.

Allt gott!

Fredrik, 0706-768876
fredrik@ordrum.se

Konsten att tala så att andra vill lyssna

Några grundläggande utgångspunkter kring kommunikation:

Kommunikation är en färdighet och färdigheter kan vi träna
Budskapet ska in, inte ut, dvs det räcker inte med att säga det du ska säga. Du måste också arbeta för att lyssnaren ska förstå och ta till sig budskapet.
Nervositet är en del av att tala inför andra. Se nervositet som något nödvändigt och bli vän med den. En idrottsutövare strax innan en tävling är också spänd och nervös. Men inom idrottens värld talar man oftare om att vara taggad, laddad och fokuserad. Känslan av nervositet blir på detta sätt något att acceptera, bli vän med och mentalt vända till något positivt.

Kroppsspråk och roll

När vi talar inför en grupp är det viktigt att förstå att allt sker på lyssnarens villkor. Det är åhöraren som kan välja att lyssna eller inte. För att kunna anpassa vårt budskap efter målgruppen måste vi därför ta reda på en del om lyssnarna. Det kan t ex handla om vilket sammanhang jag kommer in som talare, om gruppen är där frivilligt eller är ditkommenderad, om deltagarnas kunskapsnivå och om storlek på gruppen. För att kunna anpassa dig efter förutsättningarna är det förstås också bra att veta något om lokalen du ska vara i och hur du kan påverka dess förutsättningar.

Vi konstaterade också att ett bra sätt att utveckla sig som talare är att ta reda på hur du uppfattas. Det räcker inte med att du känner dig engagerad, vänlig och tydlig. Det är nämligen ingen garanti att det du känner också syns utåt. Ni minns kanske mitt exempel om mina barn som tycker att jag är arg när jag själv tycker att jag bara är tydlig. Kroppsspråket, ansiktsuttryck och röst kan helt enkelt ljuga – folk kan tolka oss på ett annat sätt än på det sätt som var vår avsikt. Att ha händerna i byxfickorna kan vara bekvämt för dig men för mottagaren kan det uppfattas som nonchalant och ge ett oengagerat intryck, en rynkad panna kan vara ditt koncentrerade uttryck men kan uppfattas som att du är arg eller irriterad.

Vi kan öva på att anpassa vårt beteende så att vi uppfattas på det sätt vi vill – och minimerar sådant som leder lyssnaren bort från det du vill förmedla. Men ibland finns det saker i vårt beteende som vi inte kan påverka. Då kan vi hjälpa publiken att bortse från det genom att själva benämna det som finns enligt logiken: “jag ser vad ni ser”. Till exempel: “Jag anar att en eller annan funderar över varför jag har armen i mitella. Det beror på en isfläck på väg till jobbet. Nu ska vi prata om dagens ämne, nämligen…”

En sätt att tänka kring talarsituationen är att tänka roll. Vad behöver jag göra i talarrollen för att nå mina åhörare? Kanske behöver jag tala högre, ta mer plats och titta folk i ögonen, till exempel. Det kan ju vara beteenden som jag spontant valt bort om jag var i en privat situation men som krävs av mig i talarrollen för att det jag förmedlar också ska nå fram – och in. Det räcker alltså inte att “vara sig själv”, du måste fundera över vad du kan behöva tona upp eller tona ner i ditt beteende för att fungera bäst i talarsituationen.

Här några sammanfattande bilder:

Målgruppen och budskapet

Än en gång: lyssnaren är viktigast. Det är publiken som har makten att stänga av och sluta lyssna. Du måste jobba för att få folk att ta IN ditt budskap, inte bara koncentrera dig på att få UT det. Fokus ska ligga på att få folk att lyssna, inte på att du har sagt de rätta orden eller hinner visa alla powerpointbilder. Om ditt fokus ligger där blir det troligen på bekostnad av publikkontakt och interaktivitet.

När du funderar över ditt budskap kan du ta hjälp av tre frågor. Vad vill du att dina lyssnare ska veta efter att du talat? Vad vill du att de ska känna? Finns det till och med något du vill att lyssnarna ska göra? Gör svaren på dessa frågor klara för dig innan du talar.

Det vi kallar sändarmetoder kan du också ta hjälp av för att göra din presentation ännu bättre. Fundera t ex över vad du behöver förenkla, hur du ska beskriva (genom att exemplifiera eller genom att använda berättelsen), hur du visar (genom att tex visualisera eller illustrera). Här nedan flera metoder som är bra talarmetoder (läs mer om dessa i Möteskokboken III, som kan beställas):

Upplägget och bilderna

Ibland behöver vi hoppa i vårt material under en presentation. För att göra det lättare att hoppa i upplägget är det bra att redan i utformningen utforma presentationen i olika delar, i olika moduler. Vissa av modulerna är viktigare än andra – vissa kan du ha med om du har mer tid – och ta bort eller tona ner – om du blir tidspressad. På så sätt kan du anpassa upplägget efter förutsättningarna.

Presentationsbilder ska utformas för lyssnarens skull, inte för din skull som talare. När presentationsbilder är späckade av information kan man misstänka att presentationsbilden har blivit ditt kompletta talarmanus. Men det knappast så att stora mängder information på en och samma presentationsbild är till gagn för lyssnaren. Hjälp din publik! Välj ut vad som är mest väsentligt för lyssnaren och sålla i den information som presenteras.

Tips om punktlistor: högst fyra punkter, se till att punkterna hänger ihop med rubriken för listan och välj en tydlig rubrik. Ibland är det bättre att göra en bild med frågan/ämnen i mitten och detaljerna runt omkring cirkeln. Använd gärna foton eller andra illustrationer. Om du använder fler foton på en och samma presentationsbild är det bra att göra en bild större och de andra mindr, så blir intrycket mindre plottrigt.

Lär dig hur du visar i tvåskärmsläge (du kan ändra inställningen i din egen dator), så att du kan se den bild som visas och den bild som ska visas härnäst inklusive dina anteckningar. Då kan du också lätt hoppa i dina bilder utan att åhörarna ser att det är det du gör. B-knappen? Då släpper du skärmen och folk kan fokusera på dig eller varandra istället för på bilderna (B-knappen igen för att komma tillbaka till bilderna).

Vi talade också om dokumentation. Om du vill att dokumentationen ska stå för sig själv och kunna användas också när det gått en tid och lyssnaren inte minns vad föreläsaren sa är tipset att göra dokumentationen i form av en löptext med ett illustrerande urval av dina bilder, gärna kompletterat med material som kan fördjupa kunskaperna i form av en skrift eller bok eller motsvarande. Att dela ut åhörarkopior av din presentation i förväg medför risken att åhörarna har fokus på hur många bilder det är kvar – och du blir bunden till att tala om alla dina bilder, trots att förutsättningarna förändrats och du kanske vill stryka och/eller hoppa i ditt material.

Retoriken

Här några klassiska tips kopplade till retoriken: etos, logos och patos. Om man överför dessa begrepp till en talarsituation idag och hur man tacklar dessa utmaningar skulle man kunna säga följande. Etos hänger ihop med att skapa förtroende och det kan man göra genom att hitta sådant som du som talare och publiken har gemensamt. Lyft fram de gemensamma för att skapa en koppling mellan dig och publiken i början. På så sätt kan vi skapa ett förtroende. Logos handlar om att kommunicera fakta. Mitt tips är att veta vad ditt huvudbudskap är och välja ut vilken information som är väsentlig just för den här gruppen, just nu. Var beredd på att välja bort saker i din presentation. Det gäller också hur du skriver dina presentationsbilder (se ovan). Patos handlar om att skapa en känsla och det kan vi göra genom berättelsen – genom illustrerande exempel eller t ex storytelling.