Hej och tack för senast då vi träffades och talade om konsten att tala inför andra. Här nedan följer en kort sammanfattning av vad jag tog upp under passet, en fylligare fördjupning finns i Talarkokboken, som ni fick på plats.

Vi ses igen den 14 mars. Då gäller följande:

• Förbered en egen presentation (max 3 minuter)
• Ta med presentationsbilder som är tillgängliga på en dator – eller testa att fånga publiken på annat sätt än genom pp-bilder
• Tänk ut vilken målgrupp du riktar dig till och anpassa innehållet efter den (vi som lyssnar kan vara allt från smådjursägare till donationspersonal eller scouter – du bestämmer)
• Ta tillfället att testa – detta är ingen uppkörning, det är en testarena där du kan prova att gasa och bromsa, tona upp, tona ner, testa nytt och få möjlighet att få återkoppling.

God fortsättning på det nya året!

Fredrik, 0706-768876
fredrik@ordrum.se

Konsten att tala så att andra vill lyssna

Några grundläggande utgångspunkter kring kommunikation:

• Kommunikation är en färdighet och färdigheter kan vi träna
• Budskapet ska in, inte ut, dvs det räcker inte med att säga det du ska säga. Du måste också arbeta för att lyssnaren ska förstå och ta till sig budskapet.
• Nervositet är en del av att tala inför andra. Se nervositet som något nödvändigt och bli vän med den. En idrottsutövare strax innan en tävling är också spänd och nervös. Men inom idrottens värld talar man oftare om att vara taggad, laddad och fokuserad. Känslan av nervositet blir på detta sätt något att acceptera, bli vän med och mentalt vända till något positivt.

Kroppsspråk och roll

När vi talar inför en grupp är det viktigt att förstå att allt sker på lyssnarens villkor. Det är åhöraren som kan välja att lyssna eller inte. För att kunna anpassa vårt budskap efter målgruppen måste vi därför ta reda på en del om lyssnarna. Det kan t ex handla om vilket sammanhang jag kommer in som talare, om gruppen är där frivilligt eller är ditkommenderad, om deltagarnas kunskapsnivå och om storlek på gruppen. För att kunna anpassa dig efter förutsättningarna är det förstås också bra att veta något om lokalen du ska vara i och hur du kan påverka dess förutsättningar.

Vi konstaterade också att ett bra sätt att utveckla sig som talare är att ta reda på hur du uppfattas. Det räcker inte med att du känner dig engagerad, vänlig och tydlig. Det är nämligen ingen garanti att det du känner också syns utåt. Ni minns kanske mitt exempel om mina barn som tycker att jag är arg när jag själv tycker att jag bara är tydlig. Kroppsspråket, ansiktsuttryck och röst kan helt enkelt ljuga – folk kan tolka oss på ett annat sätt än på det sätt som var vår avsikt. Att ha händerna i byxfickorna kan vara bekvämt för dig men för mottagaren kan det uppfattas som nonchalant och ge ett oengagerat intryck, en rynkad panna kan vara ditt koncentrerade uttryck men kan uppfattas som att du är arg eller irriterad.

Vi kan öva på att anpassa vårt beteende så att vi uppfattas på det sätt vi vill – och minimerar sådant som leder lyssnaren bort från det du vill förmedla. Men ibland finns det saker i vårt beteende som vi inte kan påverka. Då kan vi hjälpa publiken att bortse från det genom att själva benämna det som finns enligt logiken: “jag ser vad ni ser”. Till exempel: “Jag anar att en eller annan funderar över varför jag har armen i mitella. Det beror på en isfläck på väg till jobbet. Nu ska vi prata om dagens ämne, nämligen…”

En sätt att tänka kring talarsituationen är att tänka roll.  Vad behöver jag göra i talarrollen för att nå mina åhörare? Kanske behöver jag tala högre, ta mer plats och titta folk i ögonen, till exempel. Det kan ju vara beteenden som jag spontant valt bort om jag var i en privat situation men som krävs av mig i talarrollen för att det jag förmedlar också ska nå fram – och in. Det räcker alltså inte att “vara sig själv”,  du måste fundera över vad du kan behöva tona upp eller tona ner i ditt beteende för att fungera bäst i talarsituationen.

Ni regisserade mig i en fingerad talarsituation och underströk följande viktiga ingredienser i talarrollen: att titta på min publik, att stå still och att sträcka på mig (eller med andra ord: att visa intresse, engagemang och säkerhet – se en av bilderna nedan).

Om ansiktsuttryck som vi också talade om kan du läsa mer om på sidan 51-53 i Talarkokboken.

Här några sammanfattande bilder:

Målgruppen och budskapet

Än en gång: lyssnaren är viktigast. Det är publiken som har makten att stänga av och sluta lyssna. Du måste jobba för att få folk att ta IN ditt budskap, inte bara koncentrera dig på att få UT det. Fokus ska ligga på att få folk att lyssna,  inte på att du har sagt de rätta orden eller hinner visa alla powerpointbilder. Om ditt fokus ligger där blir det troligen på bekostnad av publikkontakt och interaktivitet.

När du funderar över ditt budskap kan du ta hjälp av tre frågor. Vad vill du att dina lyssnare ska veta efter att du talat? Vad vill du att de ska känna? Finns det till och med något du vill att lyssnarna ska göra? Gör svaren på dessa frågor klara för dig innan du talar.

Det vi kallar sändarmetoder kan du också ta hjälp av för att göra din presentation ännu bättre. Fundera t ex över vad du behöver förenkla, hur du ska beskriva (genom att exemplifiera eller genom att använda berättelsen), hur du visar (genom att tex visualisera eller illustrera). Här nedan flera metoder som är bra talarmetoder (läs mer om dessa i Möteskokboken III):

Upplägget och bilderna

Ibland behöver vi hoppa i vårt material under en presentation. För att göra det lättare att hoppa i upplägget är det bra att redan i utformningen göra presentationen i olika delar, i olika moduler. Dess delar får du sedan prioritera. Vissa av modulerna är viktigare än andra – vissa kan du ha med om du har mer tid – och ta bort eller tona ner – om du blir tidspressad. På så sätt kan du anpassa upplägget efter förutsättningarna. Vi talade också om att utnyttja tekniken till din fördel: att i datorn använda dig av presentationsläge, dvs den funktion i ditt presentationsprogram som ger dig möjligheten att som talare se ditt manus på skärmen, samtidigt som du visar dina presentationsbilder för publiken.

Hur du utformar dina presentationsbilder talade vi också om. Presentationsbilder ska utformas för lyssnarens skull, inte för din skull som talare. När presentationsbilder är späckade av information kan man misstänka att presentationsbilden har blivit ditt kompletta talarmanus. Men det är inte säkert att stora mängder information på en och samma presentationsbild är till gagn för lyssnaren. Välj ut vad som är mest väsentligt för lyssnaren och sålla i den information som presenteras.

Vi talade också om dokumentation. Vi kan ha olika syften och ambitioner med en sådan. Om du vill att dokumentationen ska stå för sig själv och kunna användas också när det gått en tid och lyssnaren inte minns vad föreläsaren sa till sina presentationsbilder är tipset att göra dokumentationen i form av en löptext med ett illustrerande urval av dina bilder, gärna kompletterat med material som kan fördjupa kunskaperna i form av en skrift eller bok eller motsvarande. Att dela ut åhörarkopior av din presentation i förväg medför risken att åhörarna har mer fokus på hur många bilder det är kvar (de har ju facit) och att du blir bunden till att tala om alla dina bilder, trots att förutsättningarna förändrats och du kanske vill stryka och/eller hoppa i ditt material.

Retoriken

Här några klassiska tips kopplade till retoriken: etos, logos och patos. Om man överför dessa begrepp till en talarsituation idag och hur man tacklar dessa utmaningar skulle man kunna säga följande. Etos hänger ihop med att skapa förtroende och det kan man göra genom att hitta sådant som du som talare och publiken har gemensamt. Lyft fram de gemensamma för att skapa en koppling mellan  dig och publiken i början. På så sätt kan vi skapa ett förtroende. Logos handlar om att kommunicera fakta. Mitt tips är att veta vad ditt huvudbudskap är och välja ut vilken information som är väsentlig just för den här gruppen, just nu. Var beredd på att välja bort saker i din presentation. Det gäller också hur du skriver dina presentationsbilder (se ovan). Patos handlar om att skapa en känsla och det kan vi göra genom berättelsen – genom illustrerande exempel eller t ex storytelling.

Vi ses igen!
/Fredrik