Hej webbinariedeltagare!
Här kommer i korta drag en sammanställning av Ordrums och Svenska Mötens seminarium kring effektiva virtuella möten.

Hälsningar
Erik & Fredrik Mattsson

Framgångsfaktorer för ett lyckat virtuellt möte

Mötesledaren

Mötesledaren är särskilt viktig i virtuella möten. Det är bra att tänka sig att man är programledare eller moderator på en stor scen. Det ligger i din uppgift att:

Vad gäller ditt agerande kan du tänka så här:

Det är avgörande för ett lyckat möte att alla är överens om mötets mål och syfte. Då kan vi ställa in våra förväntningar på mötet. Men våra förväntningar på mötet kan också handla om vad vi väntar oss att mötet ska ha för struktur och hur det genomförs. Vi kan prata om att olika möten har olika nivåer utifrån graden av formalitet.

För att få en grupp att ha likartade förväntningar på ett möte kan det vara bra att redan i inbjudan klargöra för mötesdeltagarna vilken typ av möte du som mötesledare har planerat. Är det ett nivå 1-möte, där den otvungna och öppna dialogen är hela syftet eller är det ett nivå-2 möte där vi är kreativa runt en given frågeställning? Vill vi ha ett nivå 3-möte, där det ska finnas en dagordning men i övrigt är ganska tillåtande i förberedelser och regelverk eller är det ett renodlat beslutsmöte på nivå 4 där alla är väl förberedda? Eller genomför vi ett nivå-5 möte med mycket hög formalitet utan diskussioner? Synka förväntningarna! (Skalan heter Chadbergskalan och om den kan du läsa mer i Pia Mobergs och Peter Chadwicks bok ”Meningsfulla möten”.)

Mötesregler

Det är viktigt att ha gemensamma regler i virtuella möten, dels för att moderatorn ska ha ett tydligt mandat, dels för att deltagarna ska veta hur de ska förhålla sig till varandra.

Mötesmetoder

Ordrums bok Möteskokboken 1 är en bok om hur du blir bättre på att genomföra möten, både fysiska såväl som virtuella. I boken beskriver vi 30 grundmetoder som du som mötesledare kan använda för att på olika sätt förbättra dina möten. Under webbinariet beskrev vi några metoder som fungerar väl under ett virtuellt möte. Vi talade om Gruppsamtal (och testade tekniken breakout-rooms i Zoom), vi talade om Blixtintervju, om dialogvägg (med tips om miro.com, mural.co och förstås Teams). Vi talade också om Upptäcktsresa (att t.ex. använda sig av den egna kameran), om Tanketid (använd musik, var tyst, läs en dikt) och Illustration (dela t.ex. en padda med ett ritprogram i). Vi talade också om Loggbok (om att personen som är sekreterare under mötet, regelbundet kan dela sin skärm).

Mötesplattform

Utgå från behovet när du väljer plattform. Vad behöver ni just detta möte? Vilken plattform är bäst för det ändamålet?

Mötestyper

Olika möten fungerar olika bra som virtuellt möte. Efter Corona kan vi ha lyxen att välja vilken typ av möten vi ska ha som virtuella möten och vilka som faktiskt passar bättre som fysiska möten. Att mingla och teamwork på en mötesanläggning slår zoom-AW:n med hästlängder men ett formellt hållet möte kan kanske till och med bli bättre som ett virtuellt möte.

Mötesklimat

Det är viktigt att fundera över hur du som deltagare ser ut och deltar på det virtuella mötet. Här hittar du filmen med de Virtuella typerna.

Tack för att du var med!