Kommunikationspass på Tammsvik

Hej allesammans!

Nedan kommer ett försök till dokumentation av huvuddragen i det jag pratade om ute på Tammsvik.

Håll till godo och kommunicera klokt!

Erik Mattsson

erik@ordrum.se

Grundbultar

Kommunikation är en färdighet som går att träna,

Börja med dig själv, innan du försöker förändra hela din omvärld.

Vi är varandras arbetsmiljö (och det gäller såväl det vi gör – som det vi inte gör).

Varför är kommunikation svårt?

Det finns mycket som gör kommunikation svårt. Några av de vanligare faktorerna är:

Kulturen

Vi beter oss som vi förväntas göra. Oskrivna regler och normer i vårt kulturella bagage eller i vår grupp styr vårt beteende och hur vi tolkar andra.

Vanorna

Vi beter oss som vi brukar – inte alltid som vi känner oss. Detta innebär att våra invanda beteendemönster styr våra kommunikationssätt. Det är alltså fullt möjligt att se glad ut fast man är ledsen. Eller för den delen se arg ut när man är fokuserad.

Känslorna

Vi beter oss som vi mår. Vårt känslomässiga tillstånd påverkar hur vi kommunicerar och uppfattar andras budskap.

Kulturen

För att förstå var det lätt uppstår konflikter identifieras fyra kulturella dimensioner (källa: Möteskokboken 3):

Hierarki

Hur viktig är positionen?

• Om man är van vid svag hierarki och möter personer från en stark hierarki kan man behöva påminna sig om att andra kan ha svårt att ta dig på allvar om du inte respekterar deras titlar/position eller andra uttryck för hierarki.
• Om man är van vid stark hierarki och möter personer från svag hierarki måste man komma ihåg att respekt kan se olika ut.

Grupplojalitet

Hur stark är individualismen?

• En person med stark grupplojalitet kan ha svårt att uttrycka en individuell uppfattning innan hen har konfererat med gruppen, då kan det vara viktigt att ge tid för gruppen att tala sig samman.

Turtagning

Hur snabbt får man avbryta?

• Om din grupp består av personer med olika uppfattning om hur snabbt man får avbryta kan man behöva reglera detta genom att alla ber om ordet innan de talar. (De som har snabb turtagning brukar uppfatta detta som onödigt omständligt men då får man påminna om att detta är för att alla ska komma till tals.)

Konfrontation

Hur mycket känslor får man visa?

• Om din grupp består av personer med mycket stor variation kring hur mycket känslor man är det viktigt att tydliggöra detta. I vissa fall kanske man kan be dem som gärna uttrycker starka känslor att också ge en förklaring till hur starka känslorna egentligen är. De som uttrycker sig mer försiktigt kan också behöva hjälp att verbalisera vad de tycker, då risken finns att de annars blir ”överkörda”.

Vanorna

En viktigt insikt är att kroppsspråket talar starkt – men inte alltid sant och att våra vanor ofta syns mer än våra känslor. Detta innebär att du bör snälltolka andra och också att du måste be om feedback (feedforward) för att förstå hur andra uppfattar dig.

Praktiska verktyg för bättre kommunikation

1. Förenkla

Fokusera på det som är viktigt för mottagaren. Använd ett språk som mottagaren förstår – undvik fackuttryck och ironi.

De mottagare som befinner sig utanför ditt verksamhetsområde är sällan intresserade av vad som finns i ”den svarta lådan” (alla tekniska detaljer). Istället vill de ofta veta sådant som:

• Vad har man den till?
• Vad kostar den?
• Hur säker kan man vara på att den fungerar?
• När är den klar?
• Vad har den med mig att göra?
• Vilka alternativ har ni valt bort?
• Vad ersätter den?
• Hur är det med kvaliteten?

2. Skylta

Gör det tydligt vad du ska säga innan du säger det:

• Skylta inlägg: ”Jag har en fråga/kommentar/förslag”
• Skylta inslag: ”Nu lämnar vi inledningen och går till verksamhetsplaneringen”
• Skylta syfte: ”Jag tänker börja med kritiken”

3. Uppmuntra

Visa att du lyssnar genom att:

• Nicka
• Humma (bekräftande ljud)
• Titta vänligt
• Ställ en nyfiken/uppmuntrande fråga

4. Kvittera

Summera ordagrant det den andre sagt för att säkerställa att du uppfattat budskapet (precis som man gör i samtalet mellan flygledartornet och ett flygplan som ska landa)

Strategier för förändring

När vanor, känslor och kultur ställer till problem:

VANORNA

Be om feedforward (specifiera rollen)

Fråga om råd inför framtida situationer istället för feedback på det förflutna

KÄNSLORNA

Förklara beteendet/parkera

Starka känslor (som smärta) kan få oss att bete oss på ett annat sätt än vi brukar, därför behöver vi berätta om vi t.ex. har ont så att vårt beteende blir lättare att förstå. När starka känslor är i rummet kan man ibland behöva skjuta på samtalet tills känslorna svalnat något.

KULTUREN

Skapa regler där det krockar

Etablera gemensamma regler när olika uppfattningar om vad som är ”rätt” kolliderar.

Ta rollen

För att det ska vara lättare att be om feedback (feedforward) är det bra att be om återkoppling på en specifik roll (presentatörsrollen, förhandlarrollen, mötesledarrollen, etc.). Då blir feedbacken hjälpsam istället för kränkande.

Att ta en ny roll känns konstigt i början och man kan uppleva att man inte är äkta, men då får man komma ihåg att:

• Allt man inte gjort förut känns konstigt, även om det inte uppfattas konstigt av andra
• Varje roll kräver sitt beteende. Du kan vara äkta i fler än en roll

Slutsats

 Istället för att försöka ändra andra eller situationen, fokusera på vad du själv kan göra för att förbättra kommunikationen. Genom att träna dessa färdigheter och använda verktygen kan vi skapa en bättre arbetsmiljö för alla.

Källa: Möteskokboken 3 och Talarkokboken