Att leda hybridmöten

Under REMM-mötet den 19 oktober gick jag igenom ett antal framgångsfaktorer för ett lyckat hybridmöte. Hybridmöten är utmanande men inte alls omöjliga att få till. Och i bästa fall kan ju gruppdynamiken i rummet smitta av sig också på de digitala deltagarna.

Här nedan kommer några av våra bästa knep.

Lycka till med era hybridmöten!

Erik Mattsson  (Koppla oss gärna samman på Linkedin)

 

Vad är ett hybridmöte?

Ett hybridmöte är ett möte där deltagarna både deltar i ett gemensamt fysiskt rum och digitalt. För att hybridmötet ska bli mer än ett filmat fysiskt möte, krävs mer än så:

Mötesledaren

Det är svårt att leda fysiska möten, ännu svårare att leda digitala möten och riktigt svårt är det att leda hybridmöten. Den främsta orsaken är att man måste ha fokus på två arenor samtidigt. Du behöver vara mer drivande och aktiv än på ett vanligt möte. Du behöver också vara tydlig med ramar och styra mer så att alla i gruppen kommer till tals, både de som är fysiskt på plats och de som är på distans. Eftersom kommunikationen är beskuren i den digitala världen ställer det lite särskilda krav på planering och upplägg. Det är viktigt (som i alla möten) att bestämma mål och syfte, att överväga vilken plattform som är bäst för ändamålet (om man inte har en given plattform) och att fördela ansvar. Ett tips är att också ha en distansansvarig, som är den som ansvarar för gruppen på distans och fungerar som förbindelselänk till dem som inte finns närvarande i rummet. Ibland är delat mötesledaransvar definitivt att rekommendera.

Mötesrummet

Hybridmöten ställer högre krav på mötesledaren men också på mötesrummet. En viktig punkt i sammanhanget är att se över behovet av teknik i rummet, så att alla ser och hör varandra. Olika storlekar på grupper kräver olika tekniska lösningar, vilket vi redovisade några exempel på under detta webbinarium. Det går emellertid att med enkla medel göra hybridmöten riktigt bra utan att behöva avancerad teknik.

Det lilla hybridmötet – variant 1

Detta är en klassiska styrelserumsmöbleringen. Den fungerar men det kan vara svårt för deltagarna på distans att se alla i rummet.

Det lilla hybridmötet – variant 2

Genom att istället placera deltagarna i rummet i u-sittning blir det lättare för distansdeltagarna att se alla. Minst två mikrofoner i rummet är dock nödvändigt.

Det mellanstora hybridmötet – VARIANT 1

Även lite större möten går att anordna själv. Här finns en relativt enkelt variant som dock kräver två datorer och två kameror. Talarkameran kan med fördel ha mjukvara som gör att den följer med talaren.

Pratbubbla kallar vi den yta där deltagare som vill kommunicera med hela mötet ställer sig.

Mötesmetoder

Det finns många bra tekniker att ta till, några av dem är Ordrums mötesmetoder från Möteskokboken 1. I boken beskriver vi 30 grundmetoder som du som mötesledare kan använda för att på olika sätt förbättra dina möten – alla fungerar i fysiska möten och några i digitala möten.  Under webbinariet beskrev vi några metoder som fungerar väl under ett hybridmöte (se nedan). Alla metoderna finns också i gratisappen Mötesplan för iPhone och iPad. Appen finns i Appstore, sök på Ordrum.

Här är några exempel på verktyg du kan använda som Dialogvägg.

Det finns mängder av bra röstningsverktyg som kan användas för att skapa interaktivitet.

Här ett exempel när Ordrum använt sina egna Humörmarkörer som en incheckning i digital form i verktyget Menti:

Deltagarna

Som digital deltagare måste du också fundera på hur du tar dig ut. Ljud är viktigast, ljus nummer två, men sedan är det också viktigt att fundera på: utsnitt och beteende. Här är några av våra varnande exempel. 😉

Som fysisk deltagare måste du:

Snabba tips

Om du vill göra något direkt som faktiskt hjälper dig att få till stånd bättre digitala möten. Här kommer vår lista:

  • När du modererar:
    • börja alla frågestunder med att tala med distansdeltagarna (så att de blir synliggjorda)
    • uppmana de fysiska deltagarna att använda kamera och mikrofon
    • ge löpande information till de digitala deltagarna om vad som händer i rummet (kommentera långa tystnader eller diskussioner i rummet)
    • om det ställs frågor i rummet, ta för vana att upprepa både frågan och svaret så att distansdeltagarna säkert hör allt.
  • När du planerar
    • Försök att skapa två likvärdiga upplevelser för dem som är med digitalt respektive fysiskt. Upplevelsen behöver dock inte vara denamma, vissa delar kan vara unika för de olika grupperna.
    • Se till att det går att få upp en bild på de digitala deltagarna i rummet och utrusta rummet med nödvändiga mikrofoner och kameror (enligt ovan)
    • Utbilda dina hybridmötesledare

     

    Om du citerar ur materialet ovan, vänligen länka till källan Ordrum AB.